Les erreurs de gestion
1. Ne pas passer en mode projet
L’erreur classique :
Penser qu’on peut gérer un appel d’offres comme une demande commerciale habituelle, sans organiser la gestion du projet.
Conséquences :
Une stratégie de réponse pas bien établie, un manque de coordination pour collaborer efficacement et un risque accru de rater les échéances.
Solution :
- Organiser une réunion de lancement pour constituer l’équipe et définir les rôles. Il faut un responsable, assisté par des contributeurs experts.
- Planifier dans un calendrier toutes les réunions de suivi et jalons, pour suivre l’avancement et éviter les dépassements.
2. Le confier à la mauvaise personne
L’erreur classique :
Confier la responsabilité du projet à un commercial qui n’est pas le plus compétent ou à un commercial compétent mais qui ne dispose pas de suffisamment de temps ou n’est pas motivé par l’enjeu.
Conséquences :
La qualité de la réponse sera forcément impactée, avec un grand risque d’erreur. À long terme, cela peut impacter négativement votre image vis-à-vis du client. Si le commercial n’est pas motivé ou manque de temps, la qualité va s’en ressentir.
Solution :
Répondre pour répondre, c’est avoir toutes les chances de perdre. Formez l’équipe de réponse en fonction de sa motivation pour le projet. Sélectionnez l’équipe en raison de ses compétences précises sur le projet du client.
💡Astuce : une prime en cas de victoire peut faire la différence.
3. Attendre le dernier moment pour candidater
L’erreur classique :
Envoyer sa candidature à la dernière minute et se faire éliminer avant même d’avoir participé.
Conséquences :
Le stress peut entraîner des erreurs ou simplement vous faire oublier une pièce clé du dossier. Par exemple, une mauvaise connexion Internet à la dernière minute peut empêcher la soumission de votre offre. Sans oublier qu’une soumission tardive peut aussi donner l’impression d’un manque d'organisation et de préparation.
Solutions :
Candidatez le plus tôt possible pour marquer l’esprit du client, et éviter une erreur de dernière minute. Fixez une date limite interne au moins 48 heures avant la date officielle de soumission. Cela permet de gérer les imprévus et de réviser l'offre de manière sereine.
4. Ne pas communiquer avec le client
L’erreur classique :
Ne pas appeler ou échanger de messages avec l’acheteur, en amont ou en cours d’appels d’offres.
Conséquences :
Votre société ne sera pas bien identifiée dans l’esprit de l’acheteur. Vos concurrents qui ont fait ce travail partiront avec un à priori positif.
Solutions :
- Appelez l’acheteur dès réception du dossier pour vous présenter.
- Posez des questions pertinentes sur le cahier des charges pour montrer votre expertise. C’est une très bonne opportunité de créer une relation.
- Appelez également l’acheteur après l’envoi de votre candidature ou du dossier final pour confirmer sa bonne réception.
5. Sous-estimer les délais internes de réponse
L’erreur classique :
Penser que votre service juridique ou les experts techniques seront disponibles en quelques heures pour vous donner leur avis sur le dossier.
Conséquences :
Une désorganisation du planning et des points critiques qui peuvent être détectés trop tardivement.
Solutions :
- Sollicitez les interlocuteurs au plus tôt,
- Bloquez les agendas bien à l'avance
- Intégrez des marges de sécurité dans votre planning.
6. Ne pas anticiper le temps de soumission sur les plateformes
L’erreur classique :
Croire que l’envoi d’un dossier sur une plateforme de soumission ne prendra que quelques minutes. Sans oublier la signature électronique qui peut être requise.
Conséquences :
Vous pouvez tout simplement rater la date limite de soumission de l’offre. Les plateformes sont parfois complexes, et capricieuses techniquement (navigateurs pas compatibles, problèmes de signature électronique, …)
Solutions :
Créez votre compte sur la plateforme de soumission le plus tôt possible. Assurez-vous que tous vos certificats de signature électronique sont à jour en faisant des tests.
7. Oublier d’envoyer un document
L’erreur classique :
Après des jours de travail, les idées ne sont plus toujours claires. Un document de réponse est vite oublié.
Conséquences :
Votre offre peut être automatiquement rejetée pour non-conformité.
Solutions :
Utilisez une checklist détaillée de tous les documents requis. Procédez à une double vérification par deux personnes distinctes avant de soumettre l'offre.
Les erreurs de fond sur les appels d'offres
Ne pas standardiser l’analyse du cahier des charges
L’erreur classique :
Faire une analyse subjective de l’appel d’offres, sans critères précis et invariables.
Conséquences :
Vous risquez de passer à côté de points critiques, rendant votre réponse incomplète, ou hors sujet.
Solutions :
Créez une grille de lecture permanente pour identifier tous les points critiques et les exigences. Bien définir les critères bloquants, et surtout s’y tenir.
2. Ignorer les règles du jeu, notamment les critères de sélection
L’erreur classique :
Ne pas adapter son offre aux critères de sélection
Conséquences :
Si vous ne répondez pas clairement aux critères, c’est perdu d’avance.
Solutions :
Les critères de sélection sont fondamentaux et doivent être le fil conducteur de votre réponse. Votre réponse doit être construite en fonction de ces critères.
3. Mal positionner son prix sur le marché
L’erreur classique :
Fixer un prix trop élevé - ou trop bas - par rapport aux attentes du marché.
Conséquences :
Dans les appels d’offres publics, le prix est toujours un critère important. Un prix trop élevé vous fera perdre des points.
Pour des appels d’offres privés, un prix trop bas peut dévaloriser votre offre. Par exemple, proposer un prix inférieur à la moyenne peut faire peur.
Solution :
- Essayez de connaître le positionnement de vos concurrents.
- Soyez en phase avec les attentes et les standards du secteur
- surtout justifiez vos prix, y compris de manière explicite : pourquoi êtes vous moins cher ? Pourquoi êtes vous plus cher ?
4. Répondre hâtivement aux questionnaires
L’erreur classique :
Négliger la qualité des réponses aux questionnaires et des commentaires associés.
Conséquences :
Le client peut percevoir un manque de motivation ou de compétence. Par exemple, des réponses vagues ou génériques feront mauvaise impression en prévision d’une soutenance.
Solution :
- Soignez vos réponses et démontrez votre expertise.
- Personnalisez chaque réponse en fonction des questions précises
- Appuyez-vous sur des exemples concrets de projets antérieurs.
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5. Utiliser un plan de réponse générique
L’erreur classique :
Ne pas structurer sa réponse de manière à couvrir point par point les exigences du client.
Conséquences :
Vous donnez du fil à retordre au client pour analyser votre offre, ce qui vous pénalisera forcément. Énerver le client n’est jamais bon !
Solution :
Suivez scrupuleusement le plan et les exigences du cahier des charges. Utilisez des titres et des sous-titres correspondant aux sections du cahier des charges pour faciliter la lecture et l'évaluation de votre offre.
6. Fournir des références client non pertinentes
L’erreur classique :
Utiliser des références clients génériques, dans des secteurs d’activité éloignés.
Conséquences :
Le client peut douter de votre capacité à réaliser le projet. Des références non spécifiques seront forcément moins crédibles et pertinentes.
Solutions :
Utilisez des références pertinentes, sur des projets similaires en termes de taille, de complexité et de secteur d'activité, qui démontrent votre savoir-faire.
7. Ne pas expliciter ses avantages concurrentiels
L’erreur classique :
Penser que vos avantages concurrentiels transparaissent de manière évidente.
Conséquences :
Le client peut ne pas percevoir la valeur ajoutée de votre offre, réduisant ainsi vos chances de succès.
Solutions :
- Ecrivez noir sur blanc vos avantages concurrentiels
- Reliez-les aux besoin du client.
- Insistez sur vos savoir-faire spécifiques ou technologies innovantes, avec des exemples concrets de réussite.
8. Répondre “oui” à tout
L’erreur classique :
Accepter toutes les conditions et exigences du client sans challenger le cahier des charges, ou proposer des alternatives et des améliorations.
Conséquences :
Le client peut douter de votre expertise. Dire oui à une exigence irréaliste peut compromettre la qualité du projet, surtout si tous vos concurrents ont refusé ou fait des commentaires.
Solution :
Soyez critiques sur l’expression du besoin client, proposez des alternatives ou des améliorations en expliquant pourquoi elles seraient bénéfiques.
9. Négliger le suivi à long terme
L’erreur classique :
Penser qu’il suffit de répondre au besoin à l’instant T, sans se projeter dans le futur sur une collaboration de long terme.
Conséquences :
Le client peut douter de votre engagement. L'absence de suivi peut laisser penser que vous êtes opportunistes et désintéressés des résultats à long terme.
Solutions :
Détaillez les mesures et les ressources allouées pour garantir le succès du projet à long terme. Proposez des comités de pilotage réguliers et des indicateurs de suivi de la performance.
10. Jouer la carte de la sécurité alors que vous n’êtes pas favori
L’erreur classique :
Faire une réponse stéréotypée, trop scolaire.
Conséquences :
Votre offre peut sembler banale et peu innovante, et ne va pas marquer l’esprit du client. Si vos concurrents ont une meilleure notoriété, vous ne serez pas retenu, à moins d’avoir cassé les prix.
Solutions :
- Prenez des risques calculés en proposant des solutions innovantes ou audacieuses lorsque vous n'êtes pas le favori.
- Innovez sur les solutions proposées,
- Proposez des services additionnels gratuits,
- Mettez en avant des nouvelles technologies.
Les erreurs de forme dans les appels d'offres
1. Négliger l’impact visuel de votre proposition
L’erreur classique :
Utiliser des couleurs ternes, des polices datées, des mises en formes dépassées.
Conséquences :
Une présentation moche, c’est presque éliminatoire. N’oubliez pas que 50% de la décision d’un client se fait sur la forme et sur d’autres critères subjectifs.
Solutions :
Investissez du temps dans une présentation visuelle soignée, avec une charte graphique claire et des visuels de qualité. Si besoin, faites appel à une agence marketing pour cela.
2. Vouloir trop en dire sans distinguer l'essentiel
L’erreur classique :
Rédiger un mémoire trop long et indigeste.
Conséquences :
Un document trop verbeux est ennuyeux. Le client ne retiendra pas les points clés, ce qui va diluer l'impact de votre proposition.
Solutions :
- Mettez-vous à la place de l’acheteur.
- Utilisez des résumés et des bullet points pour faciliter la compréhension rapide.
- Si vous avez 100 pages de contenu, faites un résumé en 20 pages avec vos points forts, et mettez tout le reste en annexe.
3. Donner l'impression d'une équipe anonyme et impersonnelle
L’erreur classique :
Ne pas personnifier la réponse, en oubliant de mentionner les interlocuteurs clés de votre équipe.
Conséquences :
Peu importe la qualité technique, le client doit avoir des garanties sur le professionalisme de ceux qui vont la porter. L'absence de biographies des interlocuteurs clés (chargé d’affaire, chef de projet, responsable opérationnel, …) peut donner l'impression d'une équipe instable ou inexpérimentée.
Solutions :
Incluez systématiquement une présentation des membres clés de l'équipe, avec leurs expériences et leurs rôles dans le projet. Faites des mini biographies accompagnées de photos.
4. Ne pas suivre le format de réponse imposé de l’acheteur
L’erreur classique :
Ne pas suivre les spécifications de formatage demandées par l'acheteur. Souvent ce n’est pas volontaire, mais une simple omission peut coûter cher.
Conséquences :
Éliminatoire à 99%, notamment dans le secteur public. Dépasser la limite de pages ou utiliser un format de fichier incorrect peut entraîner une disqualification immédiate.
Solutions :
Respecter scrupuleusement les exigences de format de réponse (limite de pages et formats). Notez bien sur votre mémoire - en rouge, gras, souligné - les limitations attendues.
5. Faire des copier-coller d’un ancien appel d’offres
L’erreur classique :
Le bon vieux copier-coller par flemme, que tous les commerciaux connaissent par coeur.
Conséquences :
Si le client s’en rend compte, votre image sera forcément dégradée. Sans oublier le coup classique et infiniment embarrassant du nom d’un ancien client qui est laissé traîner…
Solutions :
Franchement, à part utiliser Tenderbolt AI, on ne voit pas.
6. Faire un mémoire technique trop long
L’erreur classique :
Rédiger un mémoire technique excessivement long, pensant qu'une réponse exhaustive impressionnera le client.
Conséquences :
L'acheteur, pressé par le temps, ne lira pas l'intégralité de votre mémoire. Les points importants seront noyés dans la masse d'informations. Cela donne aussi le sentiment que vous n’êtes pas capable de synthétiser.
Solutions :
Visez la concision. 30 à 50 pages maximum.
- Utilisez des annexes pour les détails techniques,
- Privilégiez les schémas, tableaux et infographies.
7. Oublier l’executive summary
Détail de l'erreur :
Obliger l’acheteur à lire toute votre proposition, sans lui offrir une vision globale et résumée.
Conséquences :
Le client ne va pas saisir rapidement les points forts. Encore une fois, vous diluez l’impact de votre discours et minimisez vos chances de l’emporter.
Solutions :
Insérez en page 1 un résumé pour illustrer les points forts de votre proposition en une page. En bonus : insérez également une lettre de couverture signée par votre DG qui montrera votre engagement.