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Qu'entend-on exactement par “appel d’offres” ?
Un appel d'offres est une procédure par laquelle une entreprise ou une organisation, publique ou privée, met en concurrence des fournisseurs pour la réalisation de projets ou la fourniture de biens et services.
L’appel d’offres permet de garantir la transparence du processus de sélection, de stimuler la concurrence et d’obtenir la meilleure offre au meilleur prix.
Sur les marchés publics, dès que le montant du marché est significatif, il est obligatoire de passer par un appel d’offres.
Dans le secteur privé, les termes anglo-saxons RFI/RFP sont couramment utilisés.
- Le RFI (Request for Information) est utilisé en amont de l’appel d’offres, avec comme objectif de :
- Comprendre le marché (acteurs et solutions)
- Identifier les fournisseurs potentiels
- Affiner le cahier des charges à venir
- Le RFP (Request For Proposal) est utilisé lorsque l'acheteur est capable d’exprimer clairement son besoin, et a pour objectif de :
- Recevoir des propositions sur-mesure
- Comparer les solutions proposées
- Sélectionner le meilleur fournisseur
Les impacts de l'IA sur les étapes des appels d'offres
1. Identification des bonnes opportunités
Dans le secteur public (marchés publics)
Temps passé : ⭐⭐⭐
Complexité : ⭐⭐
Impact de l’IA : ⭐⭐⭐
Pour trouver les appels d'offres publics, il faut naviguer et se créer des alertes sur les sites de publication des avis de marchés comme BOAMP ou TED. Ou alternativement, payer un abonnement sur des plateformes de veille comme Vecteur Plus.
Quelle que soit la méthode, il faudra passer plusieurs heures chaque semaine à éplucher les avis reçus, pour ne sélectionner que les plus pertinents.
✨ L’IA permet de sélectionner uniquement les appels d’offres les plus pertinents, en fonction de vos succès passés, grâce à l’apprentissage
Dans le secteur privé (RFI/RFP)
Temps passé : ⭐⭐⭐
Complexité : ⭐⭐
Impact de l’IA : ⭐
Dans le secteur privé, le seul moyen de récupérer les appels d’offres est d’avoir un réseau commercial très actif et visible auprès des donneurs d’ordre.
Il faut participer aux événements sectoriels, travailler son réseau et nouer des partenariats avec des acteurs clés comme les cabinets de conseil. Un travail de longue haleine.
✨ L’IA ne sera pas d’une grande aide. Vos commerciaux de terrain ne sont pas prêts d’être remplacés !
2. Compréhension du besoin, des risques et des chances de succès
Vérifier qu’on est éligible pour candidater
Temps passé : ⭐⭐⭐
Complexité : ⭐⭐
Impact de l’IA : ⭐⭐
Dans le cahier des charges (ou le règlement de consultation pour les appels d’offres publics), le client peut définir des critères éliminatoires avant de candidater, comme un seuil de chiffre d’affaires ou des certifications par exemple.
Il faut rechercher et vérifier ces critères.
✨ L’IA peut lister immédiatement tous les critères requis
S’assurer de la capacité à respecter le cadre et les délais imposés
Temps passé : ⭐⭐⭐
Complexité : ⭐⭐
Impact de l’IA : ⭐
Le client impose obligatoirement ses règles du jeu, comme les délais ou l’utilisation d’une plateforme de réponse en ligne.
Il faut valider en interne que l’on dispose bien des ressources nécessaires pour répondre dans les temps.
✨ L’IA vous permet de gagner du temps pour respecter les délais
Identifier et comprendre les critères de sélection
Temps passé : ⭐⭐⭐
Complexité : ⭐⭐
Impact de l’IA : ⭐⭐⭐
Comprendre les critères de sélection est absolument essentiel. Le client attend un travail très scolaire du candidat, qui doit démontrer ses capacités point par point.
Dans les appels d’offres publics, c’est simple : les critères sont obligatoirement identifiés.
Dans les appels d’offres privés, c’est plus complexe. Il faut savoir lire entre les lignes du cahier des charges pour comprendre ce qui est important aux yeux du client, afin d’optimiser sa réponse.
✨ L’IA peut identifier en un clin d’oeil les critères de sélection.
Analyser les risques juridiques
Temps passé : ⭐⭐⭐
Complexité : ⭐⭐
Impact de l’IA : ⭐⭐⭐
Le département juridique doit souvent intervenir très tôt pour identifier les risques potentiels, qui peuvent être des “red flags”, comme des pénalités dissuasives.
✨ L’IA peut établir la liste des risques juridiques identifiés et proposer des solutions pour contrecarrer ces risques
Évaluer la capacité à répondre parfaitement au besoin du client
Temps passé : ⭐⭐⭐
Complexité : ⭐⭐
Impact de l’IA : ⭐⭐⭐
Comprendre dans le détail le besoin du client est essentiel pour évaluer la capacité à délivrer une prestation de qualité.
Le diable se cachant souvent dans les détails, cela nécessite une lecture approfondie du cahier des charges, et la constitution d’une liste exhaustive des exigences.
Il faut ensuite engager des discussions avec les experts techniques et opérationnels pour confirmer que vous pouvez répondre à l’ensemble des exigences.
✨ L’IA peut synthétiser les besoins du client en insistant sur les aspects les plus critiques. Plus besoin de lire les 100 pages du cahier des charges !
Décrypter les chances des concurrents
Temps passé : ⭐⭐⭐
Complexité : ⭐⭐
Impact de l’IA : ⭐
Le cahier des charges est susceptible d’avoir été orienté pour un concurrent.
Le jeu consiste à retrouver dans le cahier des charges des phrases types, des fonctionnalités, des prestations qui sont caractéristiques d’une offre concurrente.
Encore une fois, cela nécessite une lecture experte et détaillée.
✨ L’IA peut mettre en avant des indices, ou identifier des schémas déjà vus dans des appels d’offre perdus dans le passé
3. Elaboration de la stratégie de réponse
Analyser l’historique du compte et de la relation
Temps passé : ⭐⭐⭐
Complexité : ⭐⭐
Impact de l’IA : ⭐⭐
Avant de répondre, il faut rassembler et examiner toutes les interactions passées avec le client.
L’historique de la relation commerciale vous aide à élaborer la bonne stratégie de réponse, et à anticiper les éventuels freins.
Cela signifie qu’il faut se replonger dans le CRM, lire les compte-rendus, les propositions commerciales passées et échanger avec les responsables pour avoir une bonne compréhension du contexte.
✨ L’IA peut réaliser une synthèse complète de la relation en exploitant toutes les données disponibles dans le CRM, dans le contexte précis de cet appel d’offres.
4. Organisation d'un comité de décision
Temps passé : ⭐⭐⭐
Complexité : ⭐⭐
Impact de l’IA : ⭐⭐⭐
Il est nécessaire de synthétiser les principaux aspects de l’appel d’offres dans un format lisible et compréhensible, afin que les décideurs, notamment la direction commerciale, puissent se positionner rapidement.
Cela implique d’organiser un comité de décision et présenter en réunion tous les points-clés.
✨ L’IA peut établir très facilement une fiche synthétique de l’appel d’offres à présenter lors du comité.
5. Coordination des parties prenantes
Constitution de l’équipe de réponse à l'appel d'offre
Temps passé : ⭐
Complexité : ⭐
Impact de l’IA : ⭐
Il fait sélectionner les bonnes personnes, en fonction de leurs compétences et disponibilités. Il faut ensuite attribuer les rôles et tâches en fonction des compétences spécifiques de chacun.
Cela veut dire organiser une réunion et réussir à motiver les responsables et contributeurs.
✨ L’IA peut constituer la meilleure équipe en tenant compte des compétences de chacun et du besoin exprimé dans l’appel d’offres.
Pilotage du projet de réponse
Temps passé : ⭐⭐⭐
Complexité : ⭐⭐
Impact de l’IA : ⭐
Piloter le projet est indispensable pour coordonner les actions des membres de l’équipe et assurer une réponse de qualité dans les délais.
Cela veut dire mettre en place des outils de suivi et de collaboration, et organiser régulièrement des points d’étape.
✨ Un bon logiciel de gestion de projet reste la clé
6. Élaboration de la réponse technique
Développement des idées et des stratégies
Temps passé : ⭐⭐
Complexité : ⭐
Impact de l’IA : ⭐⭐
Un appel d’offres est rarement gagné en répondant avec une solution générique. Il faut innover, se démarquer, avec des propositions intelligentes et adaptées au besoin du client.
Cela implique d’organiser des sessions de travail collaboratif pour élaborer la meilleure proposition technique.
Cette solution doit ensuite être validée par des experts techniques.
✨ L’IA est très performante pour fournir des idées et accélérer cette phase
Réponse aux questionnaires client, dans le format imposé
Temps passé : ⭐⭐⭐
Complexité : ⭐⭐⭐
Impact de l’IA : ⭐⭐⭐
Le client exige fréquemment de répondre à des grilles formatées, avec des questions-réponses sur des thématiques variées :
- Exigences technico-fonctionnelles
- Qualité de service
- Sécurité informatique ou RGPD
- Politique RSE
Ces questionnaires peuvent comporter 100, 200, parfois 500… questions.
Ils demandent une connaissance approfondie pour répondre à des questions très précises et surtout engageantes du point de vue contractuel.
Il faut aussi faire preuve de minutie dans la rédaction, qui ne peut pas être un simple copier-coller.
Ce sont donc des dizaines d’heures de travail passées pour retrouver la connaissance éparpillée dans des milliers de pages de documentation, puis la synthétiser pour formuler une réponse.
✨ L'IA peut exploiter une base de connaissances pour répondre automatiquement aux questionnaires et faire gagner un temps considérable
Rédaction de la proposition technique
Temps passé : ⭐⭐⭐
Complexité : ⭐⭐⭐
Impact de l’IA : ⭐⭐⭐
La proposition technique est évidemment le Graal qui ouvre les portes d’un nouveau client. Pas question de faire des copier-coller, ou d’envoyer une proposition générique.
La proposition doit d’abord être personnalisée avec le logo, le nom du client, la compréhension du besoin. Ensuite, le plan doit être adapté pour répondre point par point aux exigences mentionnées dans le cahier des charges.
Il faut trouver la structure, les mots et les illustrations justes pour démontrer ses capacités et la valeur de son offre.
C’est un travail de longue haleine, où chaque paragraphe, chaque slide peut demander plusieurs heures.
✨ L’IA peut générer une proposition commerciale sur-mesure avec un plan et un contenu parfaitement adaptés aux attentes du client
7. Établissement de la proposition financière
Temps passé : ⭐⭐⭐
Complexité : ⭐⭐⭐
Impact de l’IA : ⭐⭐
De tous les critères de sélection, il demeure évidemment le plus important. Une bonne proposition technique ne suffit pas, il faut savoir se positionner au bon prix.
Il faut d’abord déterminer combien va coûter la prestation, donc évaluer le coût des ressources humaines et matérielles. Il faut ensuite réaliser des simulations pour calculer les niveaux de marges et maintenir un bon niveau de rentabilité tout en restant compétitif.
Enfin, il faut très souvent remplir la grille tarifaire dans un format imposé par le client, qui ne correspond pas toujours à sa manière de chiffrer. Il faut donc adapter, revoir, décomposer ses prix. Un travail qui peut s’avérer très fastidieux.
✨ L’IA peut exploiter des modèles de prix passés pour faire des propositions selon les caractéristiques du nouvel appel d’offres
8. Compilation et envoi de la réponse à l'appel d'offre
Vérification de la conformité administrative
Temps passé : ⭐
Complexité : ⭐
Impact de l’IA : ⭐
Il est nécessaire de s’assurer que le dossier de réponse est complet. Il faut contrôler les documents un par un, pour ne pas oublier un formulaire, un justificatif ou une signature en chemin. Il faut être vigilant sur la longueur des réponses qui est parfois contrainte.
✨ L’IA peut vérifier la complétude du dossier
Vérification de la conformité technique
Temps passé : ⭐⭐
Complexité : ⭐
Impact de l’IA : ⭐⭐⭐
Il faut ensuite s’assurer que toutes les exigences techniques sont couvertes. Reprendre un par un tous les critères de sélection pour vérifier que l’on répond bien.
✨ L’IA peut vérifier que chaque exigence est bien couverte et que vous n’avez rien oublié
Relecture, harmonisation et correction
Temps passé : ⭐⭐
Complexité : ⭐
Impact de l’IA : ⭐⭐⭐
La première impression de l’acheteur est difficile à changer. La qualité de rédaction est un indicateur important de la motivation d’un candidat.
Il faut relire, harmoniser, corriger l’ensemble de la réponse, à la fois sur le fond et la forme, pour assurer la cohérence et la clarté.
Plusieurs allers-retours sont souvent nécessaires.
✨ L’IA peut relire l’intégralité du dossier, en corrigeant les fautes, en harmonisant le vocabulaire
Envoi de la réponse selon les modalités imposées par le cahier des charges
Temps passé : ⭐
Complexité : ⭐
Impact de l’IA : ⭐
La première étape est de bien avoir en tête les instructions de soumission qui figurent dans le cahier des charges et le règlement.
Il faut centraliser tous les documents et les mettre dans le format souhaité par le client. Il y a même parfois une convention imposée pour le nommage des fichiers.
Il faut anticiper en particulier la soumission sur des plateformes publiques ou privées (comme Ariba, …) qui peuvent nécessiter la création d’un compte, la prise en main de l’outil et une signature électronique (celle-ci nécessitant souvent l’achat d’un certificat de signature auprès d’une autorité qualifiée).
✨ L’IA peut vous permettre de formater des fichiers en masse, ce qui peut vous épargne un travail fastidieux et sans valeur ajoutée
9. Préparation de la soutenance de l'appel d'offre
Temps passé : ⭐⭐
Complexité : ⭐
Impact de l’IA : ⭐
Dernière étape : préparer la soutenance.
Pour cela, il faut prévoir un scénario adapté à l’agenda et au temps limité de l’exercice.
Il faut donc produire un nouveau support au format Powerpoint, avec une structure condensée et des parti pris, qui donnent lieu à débat et discussion.
Enfin, il faut répartir les rôles et organiser des répétitions.
✨ L’IA peut vous aider un synthétiser le contenu, à donner plus d’impact à votre présentation